Chi tiết chuẩn bị hồ sơ du học Nhật

Chi tiết chuẩn bị hồ sơ du học Nhật. Bạn đang lên kế hoạch cho hành trình du học Nhật Bản nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Bạn cảm thấy ngợp trước việc phải chuẩn bị hồ sơ du học Nhật với một loại những giấy tờ và thủ tục?

Thực tế, việc chuẩn bị hồ sơ đúng cách và đầy đủ không chỉ giúp bạn tăng cơ hội trúng tuyển vào các trường tại Nhật mà còn là yếu tố quyết định trong việc xin visa du học. 

Vậy chuẩn bị hồ sơ du học Nhật như thế nào? Trong bài viết này, Thành Đô sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ du học Nhật một cách dễ dàng và hiệu quả nhất, giúp bạn tự tin bước vào hành trình du học xứ Phù Tang.

Hồ sơ du học Nhật Bản cần những gì?

Để du học Nhật Bản, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là điều vô cùng quan trọng. Hồ sơ du học Nhật Bản thường bao gồm ba nhóm giấy tờ chính: giấy tờ cá nhân, giấy tờ liên quan đến học vấn và giấy tờ chứng minh tài chính. 

Các giấy tờ cá nhân

– Ảnh thẻ: Ảnh phải có nền trắng, áo trắng, chụp trong vòng 3 tháng với kích thước: 3x4 cm, 4.5x4.5 cm, 4x6 cm theo đúng số lượng được yêu cầu. Ảnh phải rõ mặt, không đeo kính (nếu không đeo kính thường xuyên), không đội mũ hoặc khăn trùm đầu, tóc không che khuất khuôn mặt. Một số nguồn còn yêu cầu ảnh chụp thẳng, không cười, không nhăn mặt.

– Giấy khai sinh: Bản photo công chứng phải có số hiệu và số quyển ở góc phải trên cùng, công chứng trong vòng 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ xin visa.

– Chứng minh nhân dân (CMND)/căn cước công dân (CCCD) của học sinh: Bản photo công chứng còn thời hạn tối thiểu 6 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ.

– Chứng minh nhân dân (CMND)/căn cước công dân (CCCD) của người bảo lãnh: Người bảo lãnh ưu tiên là bố, mẹ học sinh. Trong trường hợp đặc biệt có thể là anh, chị em ruột hoặc người thân khác có đủ khả năng tài chính. Tương tự như CMND/CCCD của học sinh, bản photo công chứng phải còn thời hạn tối thiểu 6 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ.

– Hộ khẩu: photo công chứng. Sổ hộ khẩu phải có đầy đủ thông tin của học sinh và người bảo lãnh (nếu người bảo lãnh là bố mẹ và có chung hộ khẩu). Nếu người bảo lãnh không chung hộ khẩu với học sinh (ví dụ: anh, chị em ruột hoặc người thân khác), cần nộp cả Sổ hộ khẩu của người bảo lãnh.

– Hộ chiếu: Hộ chiếu gốc còn thời hạn trên 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh Nhật Bản. Thực tế, hộ chiếu có thể nộp bổ sung sau, nhưng phải nộp sớm hơn ít nhất 2 tháng trước thời điểm xuất cảnh để kịp xử lý visa.

– Giấy xác nhận công việc của học sinh (nếu đã từng đi làm): ghi rõ thời gian làm việc, vị trí, chức danh và mức lương.

– Sơ yếu lý lịch: Bản gốc, có dán ảnh và xin xác nhận của xã/phường.

– Giấy khám sức khỏe tại bệnh viện chỉ định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản.

Các giấy tờ liên quan đến học vấn

– Bằng cấp: Bằng tốt nghiệp THPT hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, bằng tốt nghiệp Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học (nếu đã tốt nghiệp); hoặc giấy xác nhận sinh viên/thẻ sinh viên (nếu chưa tốt nghiệp).

– Học bạ/Bảng điểm: Tùy thuộc vào yêu cầu của trường Nhật Bản và chương trình học bạn đăng ký, có thể bạn sẽ cần nộp cả bằng và học bạ THPT cùng với bảng điểm và bằng Trung cấp/Cao đẳng/Đại học.

Các giấy tờ chứng minh tài chính

Đây là nhóm giấy tờ quan trọng nhất để chứng minh bạn hoặc người bảo lãnh có đủ khả năng tài chính để chi trả cho toàn bộ chi phí du học tại Nhật Bản.

– Sổ tiết kiệm (kèm xác nhận số dư)

+ Sổ tiết kiệm tối thiểu 500 triệu VNĐ (hoặc một số tiền tương đương bằng ngoại tệ mạnh như USD, JPY) tùy thuộc vào thời điểm và chính sách của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản. 

+ Sổ tiết kiệm được mở trước thời điểm nộp hồ sơ ít nhất 3 tháng.

– Giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập của người bảo lãnh

Chứng minh thu nhập tối thiểu 300 triệu VNĐ/năm (hoặc mức thu nhập tương đương để đảm bảo khả năng chi trả).

Các loại giấy tờ chứng minh thu nhập (tùy thuộc vào đối tượng người bảo lãnh):

+ Đối với hộ kinh doanh cá thể:

Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản photo công chứng).

Giấy khai thuế môn bài (hoặc các loại thuế khác) trong 3 năm gần nhất (bản photo công chứng).

Sổ sách ghi chép thu chi (nếu có, không bắt buộc).

+ Đối với công nhân viên chức:

Giấy xác nhận công việc (bản gốc, có đầy đủ thông tin về công ty, vị trí, thời gian làm việc, mức lương...).

Bảng lương 3 tháng gần nhất (bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của công ty).

Quyết định bổ nhiệm chức vụ (nếu có, bản photo công chứng).

Bổ sung thêm (nếu có): Giấy phép đăng ký kinh doanh và Giấy khai thuế môn bài 3 năm gần nhất của công ty/cơ quan đang làm việc (bản photo công chứng) - điều này có thể giúp tăng thêm độ tin cậy về nguồn thu nhập.

+ Đối với hộ làm nông nghiệp:

Sổ đỏ nhà đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản photo công chứng).

Giấy tờ kê khai thu nhập từ nông nghiệp trong 3 năm gần đây nhất (có xác nhận của chính quyền địa phương - bản gốc).

+ Đối với trường hợp góp vốn kinh doanh/ cổ đông:

Giấy chứng nhận góp vốn/ cổ phần (bản photo công chứng).

Biên bản góp vốn (bản photo công chứng).

Giấy tờ chia cổ tức, lãi suất trong những năm gần đây (bản photo công chứng).

Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty/doanh nghiệp (bản photo công chứng).

>>> Xem thêm: Chứng minh tài chính du học Nhật Bản

>>> Xem thêm: Hồ sơ du học Nhật Bản cần những gì?

Quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản 

Để du học Nhật Bản, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình là bước quan trọng giúp bạn tăng khả năng thành công trong việc xin visa và nhập học. Quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản là một quá trình tỉ mỉ và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thường bao gồm các bước sau:

Tìm hiểu trường và chương trình học

Trước khi bắt tay vào việc chuẩn bị hồ sơ, bước đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu kỹ lưỡng về  các trường học và chương trình học mà bạn mong muốn theo học tại Nhật Bản.

Việc này giúp bạn hiểu rõ các yêu cầu, thời gian nộp hồ sơ, các ngành học và cơ hội học bổng. Mỗi trường sẽ có những yêu cầu riêng về hồ sơ và chương trình học, do đó việc tìm hiểu kỹ càng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn.

Bạn có thể tham khảo thông tin từ các website chính thức của trường hoặc các trang web uy tín chuyên về du học Nhật Bản.

Chuẩn bị giấy tờ

Khi đã xác định được trường và chương trình học, bước tiếp theo là chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết. Đây là bước đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ cao.

Các giấy tờ này cần được công chứng và chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo tính hợp pháp. Đặc biệt, đối với giấy tờ tài chính, bạn cần chứng minh đủ khả năng tài chính để chi trả cho học phí và sinh hoạt phí trong suốt quá trình học tại Nhật Bản.

Đăng ký và nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, bạn sẽ tiến hành đăng ký vào trường học mà mình đã chọn. 

Đa phần các trường tại Nhật Bản yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến thông qua website của trường hoặc cổng thông tin du học. Bạn sẽ phải điền thông tin vào mẫu đơn đăng ký, tải lên các giấy tờ cần thiết và hoàn thành các yêu cầu khác (nếu có). 

Một số trường cũng yêu cầu phỏng vấn trực tuyến hoặc gửi hồ sơ qua bưu điện để xét tuyển. 

Theo kinh nghiệm tư vấn của Thành Đô, bạn cần nộp hồ sơ du học Nhật Bản trước 10-15 ngày so với hạn cuối, vì thời gian chuyển phát từ Việt Nam sang Nhật Bản có thể mất từ 3 ngày trở lên. Nhờ đó bạn cũng có đủ thời gian xử lý và khắc phục nếu có vấn đề phát sinh nếu có. 

Cũng cần lưu ý rằng  sau khi nộp hồ sơ thành công, hãy giữ lại xác nhận nộp hồ sơ (biên lai, email xác nhận,...) để làm bằng chứng và tiện theo dõi tình trạng hồ sơ.

>>> Xem thêm: Hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

Chứng minh tài chính

Để có thể nhận được visa du học, bạn cần phải chứng minh rằng mình hoặc người bảo lãnh có đủ tài chính để trang trải chi phí học tập và sinh hoạt tại Nhật Bản. 

Các giấy tờ này cần phải được công chứng và chuẩn bị sẵn sàng để nộp cùng hồ sơ.

Chờ kết quả

Sau khi đã nộp hồ sơ đầy đủ, bạn sẽ phải chờ đợi kết quả từ trường và quá trình xét visa du học. Thời gian xét duyệt hồ sơ của trường có thể mất từ vài tuần đến vài tháng, tuỳ theo từng trường và từng chương trình học. 

Nếu hồ sơ của bạn được chấp nhận, trường sẽ gửi thư mời nhập học và thông báo về việc cấp visa du học.

Bên cạnh đó, nếu bạn nộp hồ sơ thông qua một đơn vị tư vấn du học, họ sẽ hỗ trợ bạn theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình xin visa.

Du học Thành Đô xử lý hồ sơ du học Nhật Bản miễn phí, nhanh gọn

Với hơn nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực du học Nhật Bản, Công ty Du học Thành Đô đã trở thành một trong những đơn vị uy tín được nhiều học sinh và phụ huynh tin tưởng lựa chọn. Công ty không chỉ cung cấp các thông tin hữu ích về chương trình học, trường học tại Nhật Bản mà còn hỗ trợ học viên hoàn thiện thủ tục hồ sơ du học Nhật Bản một cách nhanh chóng, chính xác và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí.

Quy trình xử lý hồ sơ du học Nhật Bản tại Thành Đô

Du học Thành Đô đã có kinh nghiệm hoạt động và phát triển trong lĩnh vực tư vấn du học Nhật Bản, hỗ trợ hàng nghìn học viên hiện thực hóa giấc mơ học tập và xứ sở mặt trời mọc.

Du học Thành Đô cam kết hỗ trợ học viên từ bước đầu tiên cho đến khi hồ sơ được duyệt và visa được cấp. Quy trình xử lý hồ sơ tại Thành Đô được thực hiện một cách chuyên nghiệp và nhanh gọn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho học viên. 

– Tư vấn chọn trường và ngành học phù hợp: Thành Đô hỗ trợ học viên lựa chọn trường học và ngành học phù hợp với khả năng tài chính và sở thích cá nhân. 

– Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Sau khi xác định trường học và ngành học, Thành Đô sẽ hướng dẫn học viên chuẩn bị tất cả các giấy tờ cần thiết như bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ, hồ sơ tài chính và giấy tờ cá nhân. Tất cả các giấy tờ này sẽ được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo tính hợp lệ và sự đồng nhất giữa các thông tin cá nhân, tránh gây sai sót làm ảnh hưởng đến hồ sơ.

– Hỗ trợ công chứng và dịch thuật: Thành Đô cũng hỗ trợ dịch thuật và công chứng các giấy tờ cần thiết. Đặc biệt, công ty cam kết giúp học viên đảm bảo rằng các giấy tờ này đều đúng quy định và hợp pháp.

– Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả: Sau khi hoàn tất các giấy tờ, Thành Đô sẽ giúp học viên nộp hồ sơ vào trường, theo dõi quá trình xét duyệt và hỗ trợ giải đáp các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình này.

>>> Xem thêm: Tuyển sinh du học Nhật Bản

Lưu ý khi xử lý hồ sơ du học Nhật Bản tại Thành Đô

Để đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng và chính xác, bạn cũng cần bỏ túi một số lưu ý sau: 

– Thông tin trong giấy tờ cá nhân cần đồng nhất: Tất cả các giấy tờ như họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, nghề nghiệp, ngày cấp, nơi cấp… cần phải thống nhất giữa các loại giấy tờ. Mọi sự sai lệch dù là nhỏ nhất cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.

– Giấy tờ bảo lãnh: Nếu bạn là học sinh có người thân bảo lãnh (như trường hợp bảo lãnh từ nông nghiệp), cần lưu ý rằng tất cả giấy tờ xác nhận của xã chỉ cần có chữ ký và dấu của xã, không ghi chú gì thêm. 

– Hồ sơ của anh/chị em ruột: Nếu trong gia đình có anh chị em ruột đã từng du học Nhật Bản, hồ sơ của học viên cần phải khớp với hồ sơ của người anh/chị đã du học trước. Mọi sự sai lệch trong thông tin sẽ khiến hồ sơ bị từ chối. 

– Người bảo lãnh nên là bố mẹ: Thành Đô khuyến khích người bảo lãnh cho học viên du học Nhật Bản là bố mẹ, vì đây là yếu tố quan trọng giúp hồ sơ dễ dàng được chấp thuận. Trong trường hợp bất khả kháng, anh chị em hoặc người thân khác có thể bảo lãnh, nhưng cần phải đảm bảo các giấy tờ và thông tin hoàn chỉnh.

Hy vọng bài viết trên trở thành kim chỉ nam giúp bạn hoàn thiện hồ sơ du học Nhật một cách đầy đủ và nhanh chóng, từ đó tự tin chinh phục ước mơ khám phá xứ sở mặt trời mọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với Thành Đô để được tư vấn và thông tin chi tiết nhất. 

Tin liên quan