Kỹ sư chuyển việc tại Nhật cần giấy tờ gì?

Kỹ sư chuyển việc tại Nhật cần giấy tờ gì? Chuyển việc tại Nhật Bản, đặc biệt với vai trò kỹ sư, là một bước ngoặt lớn đầy hứa hẹn. Tuy nhiên, kỹ sư chuyển việc tại Nhật cần giấy tờ gì? Thực tế, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp quá trình chuyển việc diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm, thuế và tư cách lưu trú. 

Bạn có đang băn khoăn kỹ sư chuyển việc tại Nhật cần giấy tờ gì để đảm bảo mọi thứ diễn đúng luật và không bỏ lỡ cơ hội nghề nghiệp của mình. Cùng Thành Đô tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé.

Kỹ sư chuyển việc tại Nhật cần giấy tờ gì - Một số giấy tờ, thủ tục cần nhận từ công ty

Khi quyết định nghỉ việc và chuyển sang công ty mới, kỹ sư tại Nhật Bản cần tổng hợp đầy đủ các giấy tờ cần thiết từ công ty cũ để đảm bảo quyền lợi và tránh các rắc rối liên quan đến bảo hiểm, thuế và chế độ hưu trí. Các giấy tờ bao gồm:

Giấy chứng nhận bảo hiểm thất nghiệp

Thông thường, công ty sẽ giữ giấy tờ này để thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm cho nhân viên và chỉ trả lại khi người lao động nghỉ việc.Tuy nhiên, có một số công ty sẽ đưa giấy chứng nhận này cho người lao động ngay khi bắt đầu làm việc. 

Trong trường hợp người lao động làm mất, việc chuyển sang công ty mới có thể gặp khó khăn vì không có giấy tờ cần thiết để tiếp tục tham gia bảo hiểm thất nghiệp. 

Khi đó, người lao động có thể phải liên hệ với cơ quan bảo hiểm để xin cấp lại, nhưng thủ tục này sẽ mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến quá trình đóng bảo hiểm tại công ty mới. 

Bảng tổng kết thu nhập và thuế của nhân viên 

Đây là một tài liệu do công ty cấp để tổng hợp thông tin về thu nhập, thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ khác trong suốt thời gian làm việc tại công ty. 

Đây là giấy tờ quan trọng mà người lao động cần giữ lại để phục vụ cho việc quyết toán thuế cuối năm tại công ty mới hoặc khi thực hiện khai thuế cá nhân.

Tùy vào ngày nhận lương và thời điểm nghỉ việc, người lao động có thể nhận bảng tổng kết này ngay trước khi nghỉ việc hoặc sau khi nghỉ việc khoảng một tháng. 

Nếu không nhận được bảng tổng kết thu nhập từ công ty cũ, người lao động có thể gặp khó khăn khi quyết toán thuế và có thể phải tự liên hệ với cơ quan thuế để điều chỉnh thông tin. 

Sổ lương hưu của nhân viên

Sổ lương hưu là một trong những giấy tờ quan trọng liên quan đến chế độ hưu trí tại Nhật Bản. Khi một người lao động bắt đầu làm việc, công ty sẽ phát sổ lương hưu để ghi nhận các khoản đóng bảo hiểm hưu trí. 

Tuy nhiên, có một số công ty giữ sổ này thay cho nhân viên, trong khi những công ty khác lại giao ngay cho người lao động.

Nếu bạn sắp chuyển việc, hãy kiểm tra xem mình có giữ sổ lương hưu hay không. Nếu không có, bạn cần liên hệ với phòng nhân sự của công ty cũ để nhận lại. Trong trường hợp làm mất, người lao động cần liên hệ với cơ quan bảo hiểm để xin cấp lại, nhưng thủ tục này có thể khá phức tạp. 

Giấy chứng nhận nghỉ việc hoặc phiếu nghỉ việc

Giấy chứng nhận nghỉ việc và phiếu nghỉ việc là hai loại giấy tờ có chức năng khác nhau nhưng đều có liên quan đến quá trình nghỉ việc của người lao động. 

Nếu bạn có kế hoạch xin trợ cấp thất nghiệp hoặc cần tài liệu xác nhận thời gian làm việc, hãy yêu cầu công ty cấp giấy chứng nhận nghỉ việc hoặc phiếu nghỉ việc. Một số công ty không chủ động cung cấp các tài liệu này, vì vậy bạn nên chủ động yêu cầu trước khi nghỉ việc để tránh việc phải quay lại công ty cũ để lấy giấy tờ sau này.

Những giấy tờ cần trả lại công ty khi kỹ sư chuyển việc tại Nhật

Khi kỹ sư tại Nhật Bản quyết định chuyển việc, việc hoàn tất các thủ tục và giấy tờ cần thiết là vô cùng quan trọng để đảm bảo quyền lợi và tránh các rắc rối pháp lý. Những giấy tờ cần trả lại công ty khi kỹ sư chuyển việc tại Nhật bao gồm:

Thẻ bảo hiểm y tế

Tại Nhật Bản, khi bắt đầu làm việc, nhân viên được công ty cấp thẻ bảo hiểm y tế. Thẻ này thuộc quyền sở hữu của công ty và chỉ có hiệu lực trong thời gian bạn làm việc tại đó. Do đó, trước khi nghỉ việc, bạn cần trả lại thẻ bảo hiểm y tế cho công ty. 

Các vật dụng của công ty

Ngoài thẻ bảo hiểm y tế, bạn cũng cần trả lại tất cả các vật dụng mà công ty đã cung cấp trong quá trình làm việc, bao gồm:​ Máy tính và điện thoại công ty, thẻ ra vào, bảng tên và đồng phục, danh thiếp,...

>>> Xem thêm: Các công ty tuyển kỹ sư đi Nhật uy tín

Những điều cần làm sau khi chuyển việc làm tại công ty cũ

Sau khi hoàn tất các thủ tục nghỉ việc ở công ty cũ và chuẩn bị bắt đầu công việc mới, có một số thủ tục hành chính quan trọng mà kỹ sư cần thực hiện để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hợp pháp tại Nhật Bản. 

Khai báo với cơ quan xuất nhập cảnh về việc chuyển việc và nơi công tác

Theo quy định của Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Tị nạn Nhật Bản, sau khi chuyển việc, người lao động cần thông báo với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản về việc thay đổi nơi làm việc trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu công việc mới. 

Thủ tục này được gọi là "Thông báo tới cơ quan ký hợp đồng". Việc không thực hiện khai báo này có thể gây khó khăn khi gia hạn visa trong tương lai hoặc thậm chí dẫn đến việc hủy bỏ tư cách lưu trú hiện tại.​

– Cách thức nộp thông báo gồm:

+ Nộp trực tiếp: Tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú tại địa phương hoặc trung tâm thông tin/trung tâm tư vấn một cửa.​

+ Gửi qua bưu điện

+ Đăng ký trực tuyến: Thông qua hệ thống trực tuyến của Cục Xuất nhập cảnh.​

– Giấy tờ cần thiết khi khai báo:

+ Mẫu đơn thông báo thay đổi công ty (có thể tải từ trang web của Cục Xuất nhập cảnh).​

+ Thẻ lưu trú (nếu gửi qua bưu điện, cần gửi bản sao hai mặt).​

Xin giấy chứng nhận tư cách lao động

Giấy chứng nhận này do Cục Xuất nhập cảnh cấp, xác nhận rằng công việc mới phù hợp với tư cách lưu trú hiện tại của người lao động.​

Việc xin giấy chứng nhận tư cách lao động giúp người lao động yên tâm hơn trong quá trình chuyển việc và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật Nhật Bản. ​

Đăng ký bảo hiểm sức khỏe toàn dân và bảo hiểm thất nghiệp

Sau khi nghỉ việc, người lao động cần chú ý đến việc duy trì các chế độ bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi về y tế và tài chính:​

– Nếu đã có công việc mới ngay lập tức: Công ty mới sẽ đăng ký bảo hiểm xã hội cho bạn, bao gồm bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm thất nghiệp. Trong trường hợp này, bạn không cần tự đăng ký.​

– Nếu chưa có công việc mới: Bạn nên tự đăng ký tham gia Bảo hiểm Sức khỏe Toàn dân tại văn phòng hành chính địa phương nơi bạn cư trú. 

Lưu ý: Việc tham gia bảo hiểm sức khỏe giúp bạn không phải trả toàn bộ chi phí y tế nếu cần khám chữa bệnh. Ngay sau khi bắt đầu làm việc tại công ty mới, bạn có thể hủy bỏ bảo hiểm sức khỏe toàn dân, vì lúc này công ty sẽ đăng ký bảo hiểm xã hội cho bạn. ​

Ngoài ra, nếu bạn đủ điều kiện, có thể đăng ký nhận trợ cấp thất nghiệp tại trung tâm giới thiệu việc làm để hỗ trợ tài chính trong thời gian tìm kiếm công việc mới. ​

>>> Xem thêm: Đi Nhật theo diện kỹ sư có tốt không?

Kỹ sư chuyển việc tại Nhật cần giấy tờ gì khi vào công ty mới?

Sau khi được nhận vào một công ty mới tại Nhật Bản, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu của công ty. Các tài liệu này chủ yếu liên quan đến thuế, bảo hiểm, cư trú và tài khoản ngân hàng để đảm bảo quyền lợi cũng như giúp công ty thực hiện các thủ tục hành chính một cách thuận lợi. Cụ thể:

– Sổ lương hưu của nhân viên: Sổ này sẽ ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm trong suốt thời gian làm việc, giúp đảm bảo quyền lợi hưu trí sau này.

– Bản tổng kết thu nhập và thuế của nhân viên ở công ty cũ: Tài liệu này rất quan trọng vì công ty mới sẽ sử dụng để điều chỉnh thuế cuối năm.

– Giấy chứng nhận bảo hiểm thất nghiệp: Khi chuyển sang công ty mới, bạn cần cung cấp giấy tờ này để tiếp tục tham gia bảo hiểm thất nghiệp.

– Phiếu nghỉ việc hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc của công ty cũ: Tùy thuộc vào yêu cầu của công ty mới, bạn có thể cần cung cấp một trong hai loại giấy tờ này.

– Số tài khoản ngân hàng: Hầu hết các công ty Nhật Bản thanh toán lương qua tài khoản ngân hàng. Do đó, khi vào công ty mới, bạn sẽ cần cung cấp bản sao số tài khoản ngân hàng của mình. Thông tin này thường bao gồm: Số tài khoản, Tên ngân hàng và chi nhánh, Tên tài khoản (phải khớp với tên trên thẻ lưu trú). Nếu chưa có tài khoản ngân hàng, bạn nên mở tài khoản tại các ngân hàng phổ biến như JP Bank, MUFG, SMBC hoặc Rakuten Bank trước khi bắt đầu làm việc.

– Thẻ My Number: Công ty mới sẽ yêu cầu bạn cung cấp số My Number để đăng ký thuế thu nhập và các chế độ bảo hiểm xã hội.

– Thẻ lưu trú: Khi vào công ty mới, bạn sẽ cần cung cấp bản sao thẻ lưu trú để xác nhận tư cách lưu trú và thời hạn visa.

– Các loại giấy tờ đăng ký cư trú: Công ty mới có thể yêu cầu cung cấp bản sao giấy đăng ký cư trú để hoàn tất thủ tục hành chính, đặc biệt khi bạn mới chuyển đến một thành phố khác.

Nếu chưa nhận được một số giấy tờ quan trọng nêu trên từ công ty cũ, bạn nên liên hệ ngay để tránh ảnh hưởng đến quá trình làm việc tại công ty mới.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về vấn đề kỹ sư chuyển việc tại Nhật cần giấy tờ gì. Hãy chuẩn bị thật chu đáo để hành trình sự nghiệp tại Nhật Bản của bạn luôn thuận lợi và phát triển bền vững. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với Thành Đô để được tư vấn và thông tin chi tiết nhất. 

Tin liên quan