Thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật 2025

Hướng dẫn chi tiết thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật 2025. Khi làm việc tại Nhật Bản diện kỹ sư, việc gia hạn visa là một thủ tục định kỳ để bạn tiếp tục được phép cư trú và làm việc tại đất nước này. Nếu không kịp thời gia hạn, bạn có thể đối mặt với nhiều rủi ro như bị trục xuất, ảnh hưởng đến công việc và cuộc sống. 

Tuy nhiên, với những thay đổi liên tục trong quy định, việc tự mình tìm hiểu và thực hiện các thủ tục này có thể khiến bạn cảm thấy bỡ ngỡ và lo lắng. 

Đừng quá lo lắng, trong bài viết dưới đây, Thành Đô sẽ thông tin tới bạn thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật 2025 chi tiết nhất, giúp bạn hiểu rõ và hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Thời gian gia hạn visa kỹ sư Nhật Bản 

Visa kỹ sư Nhật Bản là loại visa cho phép người lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao làm việc tại Nhật Bản. Visa này có thời hạn lưu trú từ 1 đến 5 năm tùy thuộc vào tình hình công việc và yêu cầu của từng cá nhân.

Sau khi visa hết hạn, bạn cần phải thực hiện thủ tục gia hạn visa để tiếp tục lưu trú và làm việc tại Nhật Bản, tránh việc vi phạm quy định về cư trú tại Nhật.

Thời điểm lý tưởng để bắt đầu thủ tục gia hạn visa là khoảng 3 tháng trước khi visa hiện tại hết hạn để bạn có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ, hoàn tất các thủ tục cần thiết và tránh những rủi ro phát sinh do thời gian quá gấp rút.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản yêu cầu bạn nộp hồ sơ xin gia hạn trước khi visa hết hạn, bởi nếu để visa hết hạn mà không gia hạn kịp thời, bạn có thể gặp phải các vấn đề pháp lý nghiêm trọng, bao gồm cả khả năng bị trục xuất về nước.

Thông thường trước khi visa hết hạn các công ty, nghiệp đoàn Nhật Bản sẽ trực tiếp sẽ thông báo bạn làm các giấy tờ cần thiết để công ty có thể gia hạn visa giúp  bạn. Tuy nhiên vẫn có trường hợp người lao động phải tự túc. Do đó, kỹ sư đi Nhật cần chú ý làm thủ tục gia hạn visa trong thời gian được khuyến cáo trước khi hết hạn lưu trú.

Trường hợp người lao động không nắm rõ các thông tin liên hệ trực tiếp với cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương (Nyukan) hoặc ủy quyền cho người đại diện pháp luật xin gia hạn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Chương trình kỹ sư đi Nhật và những điều cần biết

Thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật cho trường hợp không có sự thay đổi về chức vụ và nơi làm việc

Gia hạn visa kỹ sư tại Nhật Bản trong trường hợp không có sự thay đổi về chức vụ và nơi làm việc thường diễn ra khá thuận lợi nếu người lao động tuân thủ đúng các yêu cầu và quy định của pháp luật. Thời gian nhận được visa mới là khoảng 2 tuần – 1 tháng.

Đối với những trường hợp này, điều quan trọng nhất là người lao động không gặp phải vấn đề liên quan đến thuế hoặc vi phạm pháp luật Nhật Bản. 

Nếu bạn đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đầy đủ và không có bất kỳ vi phạm nào trong quá trình sinh sống và làm việc tại Nhật Bản, thủ tục gia hạn visa sẽ tương đối suôn sẻ. 

Thông thường, công ty nơi bạn làm việc sẽ hỗ trợ trong việc gia hạn visa, giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng và hiệu quả. 

Tuy nhiên, nếu bạn không có sự hỗ trợ từ công ty hoặc không quen với các thủ tục hành chính tại Nhật, việc tự mình thực hiện gia hạn có thể gặp phải một số khó khăn, đặc biệt là khi chuẩn bị hồ sơ. 

Mặc dù thủ tục gia hạn visa kỹ sư không quá phức tạp nếu bạn không thay đổi công ty hay chức vụ, nhưng việc chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ và có sự hỗ trợ đúng lúc sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có, đồng thời đảm bảo visa của bạn được gia hạn một cách hợp pháp và liên tục.

Dưới đây là một số các giấy tờ cần thiết:

Cá nhân tự chuẩn bị

– Đơn xin gia hạn visa kỹ sư (在留期間更新新許可申請書). 

– Ảnh thẻ 3×4

– Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng và bản photo.

– Thẻ ngoại kiều (在留カード ) 

– Giấy chứng nhận đang làm việc tại công ty (在職証明書)

– Giấy tờ liên quan đến thuế gồm 納税証明書 và 課税証明書 mới nhất: 2 loại giấy này bạn xin năm mới nhất nhé. Nếu không tiện đến văn phòng quận để xin, bạn có thể tự in ở combini bằng thẻ cứng My number. Trường hợp mới gia hạn lần đầu sẽ không có giấy tờ thuế.

– Bản sao Hợp đồng lao động (雇用契約書）

– Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票): Hằng năm, công ty sẽ phát giấy này vào khoảng tháng 12.

Nhờ công ty chuẩn bị

– Bản sao của 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của cục thuế (Nếu công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần nộp)

– Tùy theo tính chất công việc, sẽ có thêm một số loại giấy tờ khác được yêu cầu.

Thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật cho trường hợp có sự thay đổi về chức vụ và nơi làm việc

Khi thực hiện gia hạn visa kỹ sư tại Nhật Bản, nếu có sự thay đổi về nơi làm việc hoặc chức vụ, quy trình sẽ phức tạp hơn so với trường hợp không có thay đổi. 

Tuy nhiên, nếu công việc tại công ty mới vẫn giữ nguyên tính chất như công việc trước đó, việc gia hạn visa sẽ được thuận lợi hơn và Cục Quản lý xuất nhập cảnh chỉ cần kiểm tra lại các yếu tố như thu nhập và nội dung công việc tại nơi làm việc mới​.

Trong trường hợp thay đổi cả công ty và chức vụ, Cục xuất nhập cảnh sẽ tiến hành một cuộc kiểm tra toàn diện hơn về lý lịch học vấn và quá trình làm việc của người lao động​. 

Điều này bao gồm việc xác minh các thông tin như bằng cấp, kinh nghiệm làm việc trước đó, cũng như mức độ phù hợp của công việc mới với yêu cầu của visa kỹ sư​.

Quy trình này có thể mất nhiều thời gian hơn và yêu cầu nộp thêm các giấy tờ bổ sung như hợp đồng lao động mới, báo cáo thu nhập từ công ty mới và giấy chứng nhận thuế​.

Mặc dù quá trình này có thể tốn thời gian hơn, nhưng nếu không có vấn đề về thuế hoặc vi phạm pháp luật, việc gia hạn visa vẫn sẽ được thông qua trong khoảng từ 2 tuần đến 1 tháng​. 

Tuy nhiên, để tránh những sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ và thủ tục, bạn nên nhận sự hỗ trợ từ công ty hoặc các chuyên gia tư vấn pháp lý để đảm bảo việc gia hạn diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng​

Dưới đây là một số các giấy tờ cần thiết:

Cá nhân tự chuẩn bị

– Đơn xin gia hạn visa kỹ sư (在留期間更新新許可申請書).

– Ảnh thẻ 3×4.

– Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng và bản photo.

– Thẻ ngoại kiều (在留カード ) và bản photo 2 mặt.

– Giấy chứng nhận đang làm việc tại công ty (在職証明書): Giấy này bạn xin ở phòng hành chính công ty, nếu có thêm nội dung thu nhập thì càng tốt.

– Giấy tờ liên quan đến thuế gồm 納税証明書 và 課税証明書 mới nhất: 2 loại giấy này bạn xin năm mới nhất nhé. Nếu không tiện đến văn phòng quận để xin, bạn có thể tự in ở combini bằng thẻ cứng My number. Trường hợp mới gia hạn lần đầu sẽ không có giấy tờ thuế.

– Giấy 退職証明書 do công ty cũ cấp.

– Giấy tường trình chi tiết lý do xin gia hạn visa 申請理由書: Bạn phải tự viết giấy này, thường sẽ không có mẫu.

– Bản sao Hợp đồng lao động (雇用契約書)

– Bản sao bằng tốt nghiệp Đại học, hoặc các bằng cấp khác tại Nhật.

– Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票): Hằng năm, công ty sẽ phát giấy này vào khoảng tháng 12.

– Sơ yếu lý lịch 履歴書.

Nhờ công ty chuẩn bị

– Pamphlet giới thiệu về công ty mới (Nếu công ty không có thì bạn in phần giới thiệu từ trang chủ website của công ty nhé)

– Bản gốc của giấy 履歴事項全部証明書 đăng ký công ty: Bạn có thể nhờ người của công ty lên 法務局 để xin.

– Giấy giới thiệu từ công ty 登録事項証明書: Giấy tờ này cần 源本 nên phải nhờ công ty sớm để xử lý.

– Bản sao báo cáo tài chính 決算文書の写し: Bản copy của 決算文書, tạm hiểu là tình hình kinh doanh của công ty.

– Bản sao của 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của cục thuế (Nếu công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần nộp).

– Danh sách nhân sự người nước ngoài của công ty mới (nếu có).

– Lý do tuyển dụng (採用経緯説明書): Bạn có thể nhờ bên bộ phận Nhân sự của công ty hỗ trợ

– Tùy theo tính chất công việc, sẽ có thêm một số loại giấy tờ khác được yêu cầu.

>>> Xem chi tiết: Kinh nghiệm kỹ sư đi Nhật có thể bạn chưa biết

Quy trình nộp thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật 2025

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn hoặc người tư vấn pháp lý có thể mang các giấy tờ này đến Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh để nộp. Cục tiếp nhận hồ sơ vào các khung giờ sau:

- Buổi sáng: 9:00 – 12:00

- Buổi chiều: 13:00 – 16:00

Hồ sơ sẽ được nhận vào tất cả các ngày trong tuần​ ở 2 khung giờ nêu trên.

Sau khi nộp hồ sơ, nếu tất cả thông tin hợp lệ, Cục Xuất Nhập Cảnh sẽ thông báo kết quả qua thư "hagaki". Thời gian nhận thông báo này thường từ 2 tuần đến 1 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ​.

Sau khi nhận được thông báo gia hạn, bạn cần quay lại Cục Xuất Nhập Cảnh để hoàn tất thủ tục và nhận thẻ lưu trú mới. Các giấy tờ bạn cần mang theo bao gồm:

– Thư “Thông báo”.

– Phiếu 「申請受付票」 nhận được khi đến nộp hồ sơ xin gia hạn visa.

– Hộ chiếu (bản gốc).

– Thẻ lưu trú (bản gốc).

– Chi phí gia hạn Visa

Cũng cần lưu ý rằng quy trình gia hạn visa kỹ sư Nhật Bản có thể mất thời gian và Thành Đô khuyên bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ để tránh phải đi lại nhiều lần để bổ sung hay chỉnh sửa.

Bên cạnh đó, cũng hãy thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ và đảm bảo không có bất kỳ vấn đề nào về thuế hay vi phạm pháp luật để quá trình gia hạn visa diễn ra thuận lợi​ nhé.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật 2025. Nhật Bản là một thị trường đầy cơ hội và việc gia hạn visa đúng hạn sẽ là bước quan trọng để bạn tiếp tục phát triển sự nghiệp tại đây. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với Thành Đô để được giải đáp chi tiết nhất.

Tin liên quan