Kinh nghiệm làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư tại Nhật nhanh chóng

Kinh nghiệm làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư tại Nhật nhanh chóng. Với kỹ sư Việt Nam tại Nhật Bản, gia hạn visa là một trong những thủ tục hành chính quan trọng để không gián đoạn việc làm tại Nhật. Thủ tục gia hạn visa kỹ sư tại Nhật thường bao gồm nhiều bước với những loại giấy tờ khác nhau, nhưng nếu biết cách chuẩn bị và thực hiện đúng quy trình, việc này sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Trong bài viết dưới đây, Thành Đô mách bạn những kinh nghiệm làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư tại Nhật nhanh chóng để bạn an tâm tập trung phát triển sự nghiệp tại xứ Phù Tang. 

Các quy trình và thủ tục gia hạn visa kỹ sư Nhật Bản

Việc gia hạn visa kỹ sư tại Nhật Bản là một quy trình quan trọng đối với những người lao động nước ngoài, đặc biệt là những kỹ sư làm việc tại đất nước này. 

Để đảm bảo quá trình gia hạn visa diễn ra thuận lợi, bạn cần tuân thủ các bước cụ thể và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan chức năng. 

Chuẩn bị hồ sơ

Để gia hạn visa kỹ sư, bạn cần chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ và chính xác. Hồ sơ gia hạn visa sẽ bao gồm các giấy tờ và biểu mẫu theo yêu cầu của Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản, bao gồm:

– Đơn xin gia hạn Giấy phép cư trú:  Bạn có thể tải mẫu đơn này từ trang web của Cục quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản hoặc nhận tại các văn phòng khu vực của Cục. Hãy điền đầy đủ và chính xác thông tin theo hướng dẫn.

– Hộ chiếu và Thẻ cư trú: Cần bản gốc và bản sao của cả hai loại giấy tờ này. Đảm bảo hộ chiếu của bạn còn thời hạn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nộp hồ sơ gia hạn. Thẻ cư trú hiện tại của bạn sẽ được nộp cùng hồ sơ và sẽ được trả lại sau khi quá trình xét duyệt hoàn tất (nếu được gia hạn).

– Ảnh thẻ: Ảnh thẻ kích thước theo quy định (thường là 3cm x 4cm), được chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, nền trắng, rõ mặt. Số lượng ảnh cần thiết thường là 1-2 ảnh, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể tại thời điểm nộp hồ sơ.

– Giấy chứng nhận làm việc: Do công ty hiện tại bạn đang làm việc cấp. Giấy này chứng minh bạn vẫn đang làm việc tại công ty và vị trí công việc của bạn. Bạn nên yêu cầu công ty cấp bản gốc, có đóng dấu công ty và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Giấy chứng nhận nộp thuế thu nhập: Đây là các giấy tờ chứng minh bạn đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ tại Nhật Bản. Bạn có thể xin các giấy tờ này tại Tòa thị chính hoặc Văn phòng quận/phường nơi bạn cư trú. 

– Bản sao hợp đồng lao động: Bản sao hợp đồng lao động hiện tại của bạn với công ty.  Nếu có thay đổi so với hợp đồng lao động ban đầu khi bạn xin visa lần đầu, hãy chuẩn bị thêm giấy tờ giải thích (ví dụ: thư giải thích từ công ty).

– Giấy tờ chứng minh chính: Trong một số trường hợp, bạn có thể cần cung cấp thêm giấy tờ chứng minh khả năng tài chính của bản thân, ví dụ như bản sao kê tài khoản ngân hàng, giấy chứng nhận thu nhập khác (nếu có). Tuy nhiên, đối với visa kỹ sư, giấy chứng nhận làm việc và nộp thuế thường đã đủ để chứng minh năng lực tài chính cơ bản.

– Các giấy tờ khác (trường hợp đặc biệt): Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của bạn, Cục quản lý Xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ khác. Ví dụ: nếu bạn đã thay đổi công ty, bạn có thể cần cung cấp giấy tờ liên quan đến công ty mới và lý do thay đổi công việc. Nếu bạn kết hôn với người Nhật hoặc người có visa vĩnh trú, có thể cần giấy đăng ký kết hôn.

Nộp hồ sơ

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần nộp hồ sơ tại Cục quản lý Xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn cư trú.

– Địa điểm nộp hồ sơ: Bạn cần xác định văn phòng Cục quản lý Xuất nhập cảnh gần nhất nơi bạn sinh sống. Thông tin về địa chỉ các văn phòng có thể tìm thấy trên trang web của Cục quản lý Xuất nhập cảnh. 

Thời gian nộp hồ sơ:

Buổi Sáng: 9:00 – 12:00

Buổi Chiều: 13:00 – 16:00

Cục sẽ nhận hồ sơ của bạn trong 2 khung giờ trên vào tất cả các ngày trong tuần.

– Cách thức nộp hồ sơ: Thông thường, bạn cần đến trực tiếp văn phòng để nộp hồ sơ. Một số văn phòng có thể cho phép đặt lịch hẹn trước qua mạng hoặc qua điện thoại để giảm thời gian chờ đợi.

– Thời gian nộp hồ sơ: Bạn có thể nộp hồ sơ gia hạn visa từ 3 tháng trước ngày visa hiện tại hết hạn. Tuy nhiên, nên nộp sớm hơn nếu có thể để có đủ thời gian xử lý.  Tránh nộp hồ sơ quá sát ngày hết hạn visa.

– Phí gia hạn visa: Hiện tại, phí gia hạn visa cư trú là 4.000 yên. Bạn cần chuẩn bị sẵn tiền mặt để nộp phí tại quầy khi nộp hồ sơ.

Chờ kết quả visa

Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ cần chờ kết quả xét duyệt từ Cục quản lý Xuất nhập cảnh.

– Thời gian xét duyệt: Thời gian xét duyệt visa gia hạn có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp và thời điểm nộp hồ sơ, nhưng thông thường kéo dài từ 2 tuần đến 2 tháng. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian xét duyệt có thể lâu hơn.

– Giấy thông báo: Trong thời gian chờ đợi, bạn sẽ được cấp một giấy thông báo (thường được dán vào hộ chiếu hoặc thẻ cư trú) cho phép bạn tiếp tục ở lại Nhật Bản hợp pháp trong thời gian chờ kết quả. Giấy này cũng cho phép bạn tái nhập cảnh Nhật Bản nếu bạn cần ra nước ngoài trong thời gian chờ đợi (cần xác nhận lại với nhân viên Cục quản lý Xuất nhập cảnh về điều này).

– Kiểm tra kết quả: Bạn có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ của mình (tùy thuộc vào hệ thống của từng văn phòng Cục quản lý Xuất nhập cảnh, có thể trực tuyến hoặc qua điện thoại).  Khi có kết quả, Cục quản lý Xuất nhập cảnh sẽ gửi thông báo về địa chỉ bạn đã đăng ký trong đơn xin gia hạn.

– Nhận kết quả: Khi nhận được thông báo kết quả gia hạn visa thành công, bạn cần đến lại văn phòng Cục quản lý Xuất nhập cảnh để nhận lại hộ chiếu và thẻ cư trú mới (hoặc thẻ cư trú cũ đã được gia hạn). Bạn sẽ được dán tem visa mới vào hộ chiếu và/hoặc được cấp thẻ cư trú mới với thời hạn visa được gia hạn.

Trong trường hợp hồ sơ của bạn không đầy đủ hoặc có vấn đề, Cục quản lý xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm tài liệu hoặc giải thích rõ hơn. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu là rất quan trọng để tránh phải bổ sung các giấy tờ không cần thiết.

>>> Xem thêm: Thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật

Những điểm lưu ý quan trọng khi tiến hành làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư Nhật Bản

Gia hạn visa kỹ sư tại Nhật Bản là một thủ tục quan trọng để bạn có thể tiếp tục làm việc và sinh sống hợp pháp tại đất nước này. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và thành công, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Nộp hồ sơ sớm

Đại sứ quán Nhật Bản khuyến nghị bạn nộp đơn gia hạn visa ít nhất 3 tháng trước khi visa hiện tại hết hạn. Điều này không chỉ giúp bạn có đủ thời gian để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, mà còn giảm thiểu rủi ro về thời gian xử lý. 

Nếu bạn nộp hồ sơ quá muộn, có thể gặp phải tình trạng visa hết hạn trong khi hồ sơ vẫn đang được xét duyệt, gây ảnh hưởng đến công việc và tình trạng lưu trú tại Nhật Bản.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác

Hồ sơ gia hạn visa chính là "bộ mặt" của bạn trước Cục quản lý Xuất nhập cảnh. Một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác, trung thực và được trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và tăng khả năng thành công cho việc gia hạn visa của bạn.

Thông báo thay đổi tình hình cá nhân

Một trong những yêu cầu quan trọng khi gia hạn visa kỹ sư là bạn phải thông báo ngay cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh nếu có bất kỳ thay đổi nào trong tình hình cá nhân. 

– Thay đổi địa chỉ cư trú: Nếu bạn chuyển đến một địa chỉ mới, bạn phải thông báo cho cơ quan chức năng.

– Thay đổi tình trạng hôn nhân: Nếu bạn kết hôn, ly hôn hoặc có bất kỳ thay đổi lớn nào trong tình trạng hôn nhân của mình, bạn cần thông báo kịp thời.

– Thay đổi về con cái: Nếu bạn có con hoặc có thay đổi về thông tin con cái, bạn cũng cần thông báo cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Bạn bắt buộc phải thông báo những thay đổi này cho Cục quản lý Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày có thay đổi. 

Việc không thông báo hoặc thông báo chậm trễ có thể bị coi là vi phạm luật pháp Nhật Bản và ảnh hưởng đến quá trình gia hạn visa của bạn. Bạn có thể đến trực tiếp văn phòng Cục quản lý Xuất nhập cảnh hoặc thực hiện thủ tục thông báo trực tuyến (nếu có).

Dịch thuật và công chứng giấy tờ đầy đủ

Đối với những giấy tờ không phải bằng tiếng Nhật, bạn cần đảm bảo rằng các tài liệu này được dịch sang tiếng Nhật và có công chứng (tùy vào yêu cầu của Cục quản lý Xuất nhập cảnh). 

Tuy nhiên, đối với các giấy tờ thông thường như hợp đồng lao động, giấy chứng nhận làm việc, thường không bắt buộc phải công chứng bản dịch nếu bạn tự dịch và có thể giải thích rõ nội dung khi nộp hồ sơ.

Lưu giữ bản sao hồ sơ đã nộp

Một lưu ý quan trọng là bạn nên lưu giữ bản sao của tất cả các giấy tờ bạn đã nộp cho Cục quản lý Xuất nhập cảnh. Việc này sẽ giúp bạn có tài liệu tham khảo nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình xét duyệt hồ sơ hoặc cho các lần gia hạn visa sau này.

Xử lý khi bị từ chối gia hạn visa

Trong trường hợp hiếm hoi bạn bị từ chối gia hạn visa, bạn sẽ nhận được thông báo từ Cục quản lý Xuất nhập cảnh cùng với lý do từ chối. Bạn có quyền khiếu nại quyết định này hoặc xin lại visa sau khi khắc phục được các lý do bị từ chối (nếu có thể). 

Nếu không rõ về lý do từ chối hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý, bạn nên tìm kiếm sự tư vấn từ luật sư chuyên về luật xuất nhập cảnh để được giải đáp thắc mắc và hỗ trợ trong quá trình giải quyết vấn đề.

Giữ liên lạc với công ty

Trong suốt quá trình gia hạn visa, bạn cần thông báo cho công ty của mình về việc gia hạn visa và xin sự hỗ trợ từ công ty trong việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết (ví dụ như giấy chứng nhận làm việc). Việc này giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu và tránh bỏ sót những tài liệu quan trọng.

Với những kinh nghiệm “vàng” được chia sẻ trong bài viết này, hy vọng rằng những thủ tục gia hạn visa kỹ sư tại Nhật sẽ không còn là “rào cản” trên con đường sự nghiệp của bạn.  Đừng để những nỗi lo giấy tờ làm chậm bước tiến sự nghiệp của bạn. Liên hệ với Thành Đô nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan nhé. 

Tin liên quan