Hướng dẫn tự làm hồ sơ du Nhật Bản chi tiết, nhanh chóng

Hướng dẫn tự làm hồ sơ du Nhật Bản chi tiết, nhanh chóng. Bạn đang có ý định tự làm hồ sơ du học Nhật Bản nhưng lo lắng không biết bắt đầu từ đâu? Việc tự chuẩn bị hồ sơ không chỉ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể mà còn giúp bạn chủ động hơn trong quá trình du học. 

Tuy nhiên, để đảm bảo hồ sơ được hoàn thiện chính xác và đúng quy trình, bạn cần nắm rõ các bước thực hiện cũng như những lưu ý quan trọng. Trong bài viết này, cùng Thành Đô tìm hiểu chi tiết cách tự làm hồ sơ du học Nhật Bản một cách chi tiết, nhanh chóng và hiệu quả, giúp bạn dễ dàng chinh phục ước mơ đến xứ sở hoa anh đào. 

Có nên tự làm hồ sơ du học Nhật Bản không?

Quyết định tự làm hồ sơ du học Nhật Bản hay không là một lựa chọn quan trọng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố cá nhân của mỗi người. 

Để đưa ra quyết định phù hợp, bạn nên xem xét kỹ lưỡng cả lợi ích và rủi ro khi tự mình thực hiện quy trình này.

Những lợi ích khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản

Tự làm hồ sơ du học Nhật Bản mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ về mặt kinh tế mà còn về sự phát triển cá nhân. Cụ thể: 

– Hình thành thói quen chủ động và nâng cao tính tự lập: Tự làm hồ sơ du học đồng nghĩa rằng bạn tự mình tìm hiểu về các loại giấy tờ cần thiết, quy trình nộp hồ sơ, yêu cầu của các trường Nhật Bản, bạn đã thể hiện sự chủ động và tinh thần trách nhiệm cao. Từ đó, bạn sẽ tự tin hơn khi đối mặt với những vấn đề giấy tờ, thủ tục hành chính phát sinh trong tương lai, kể cả khi đã sang Nhật Bản.

– Tiết kiệm chi phí đáng kể:  Nếu bạn có khả năng tự làm hồ sơ, bạn có thể tiết kiệm được khoản chi phí dịch vụ làm hồ sơ ở các trung tâm, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho gia đình và bản thân. 

– Nắm vững quy trình và hồ sơ của bản thân: Khi tự làm hồ sơ, bạn sẽ phải tìm hiểu sâu và chi tiết về từng loại giấy tờ, từng bước trong quy trình nộp hồ sơ. Điều này giúp bạn hiểu rõ ràng về bộ hồ sơ của chính mình, biết được hồ sơ cần những gì, tại sao cần những giấy tờ đó và cách xử lý chúng khi có vấn đề phát sinh. 

Những rủi ro có thể gặp khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc tự làm hồ sơ du học Nhật Bản cũng tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Nếu không cẩn thận và thiếu kiến thức, bạn có thể gặp phải những vấn đề sau:

– Nguy cơ bị từ chối cấp tư cách lưu trú do sai sót hồ sơ:  Hồ sơ du học Nhật Bản yêu cầu sự chính xác và đầy đủ về thông tin. Chỉ một sai sót nhỏ, một thông tin không chính xác hoặc không khớp, hoặc một giấy tờ bị thiếu có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc thậm chí bị từ chối cấp tư cách lưu trú. 

– Hạn chế trong việc lựa chọn trường và chương trình học: Nếu bạn tự làm hồ sơ, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin về các trường, đặc biệt là những trường ít phổ biến hoặc có thông tin không dễ tiếp cận. Bạn cũng có thể bỏ lỡ cơ hội nộp đơn vào những trường tốt hoặc chương trình học phù hợp do thiếu thông tin và kinh nghiệm.

– Đòi hỏi kiến thức và thời gian đầu tư lớn:  Để tự làm hồ sơ du học Nhật Bản thành công, bạn cần phải trang bị cho mình kiến thức đầy đủ và chính xác về quy trình, thủ tục, các loại giấy tờ cần thiết, yêu cầu của các trường và các quy định pháp luật liên quan đến du học. Nếu bạn không có đủ thời gian và sự kiên nhẫn, hoặc nếu bạn cảm thấy quá tải với lượng thông tin khổng lồ, việc tự làm hồ sơ có thể trở nên khó khăn và dễ mắc sai sót.

Vậy có nên tự làm hồ sơ du học Nhật Bản hay không? Câu trả lời phụ thuộc vào khả năng và điều kiện của mỗi người. Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn hoặc lo lắng, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn du học Thành Đô. Liên hệ tới hotline 097 448 4560 để được tư vấn và thông tin chi tiết nhất.

Cần chuẩn bị những gì khi chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản?

Để quá trình xin visa và nhập học của bạn diễn ra thuận lợi bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ du học với các giấy tờ cần thiết như:

– Đơn xin nhập học: Mỗi trường tại Nhật Bản có mẫu đơn riêng. Bạn cần liên hệ trực tiếp với trường để nhận và điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu.

– Sơ yếu lý lịch: Bản gốc, có dán ảnh và xác nhận của chính quyền địa phương.

– Giấy khai sinh: 02 bản sao công chứng, đảm bảo rõ ràng và còn hiệu lực trong vòng 6 tháng tính từ ngày công chứng.

– Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân: 02 bản sao công chứng của bạn và người bảo lãnh tài chính (thường là cha mẹ). Lưu ý, bản sao phải rõ ràng, còn hiệu lực và hai mặt của CMND/CCCD phải nằm trên cùng một mặt giấy A4.

– Sổ hộ khẩu: 02 bản sao công chứng. Nếu người bảo lãnh không cùng hộ khẩu, cần nộp thêm sổ hộ khẩu của người bảo lãnh.

– Hộ chiếu: Bản gốc, còn hiệu lực. Có thể nộp bổ sung sau, nhưng phải trước thời điểm xuất cảnh ít nhất 2 tháng.

– Ảnh thẻ: Tổng cộng 20 ảnh với các kích thước: 10 ảnh 3x4 cm, 2 ảnh 4,5x4,5 cm, 8 ảnh 4x6 cm. Ảnh chụp trên nền trắng, áo trắng, trong vòng 3 tháng gần nhất.

– Bằng tốt nghiệp: Bản gốc và 02 bản sao công chứng của bằng tốt nghiệp THPT hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời. Nếu đã tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học, cần bổ sung bằng tương ứng.

– Học bạ/Bảng điểm: Bản gốc và 03 bản sao công chứng của học bạ THPT hoặc bảng điểm Trung cấp, Cao đẳng, Đại học.

– Chứng chỉ ngoại ngữ: Chứng chỉ tiếng Nhật (như JLPT) hoặc tiếng Anh (như TOEFL, IELTS) nếu có.

– Giấy tờ chứng minh tài chính:

+ Sổ tiết kiệm: Xác nhận số dư tài khoản ngân hàng với số tiền đủ để chi trả học phí và sinh hoạt phí trong thời gian học tập tại Nhật Bản.

+ Giấy tờ chứng minh thu nhập: Bao gồm giấy xác nhận công việc, bảng lương, quyết định bổ nhiệm chức vụ của người bảo lãnh. Nếu kinh doanh riêng, cần giấy phép kinh doanh và giấy tờ thuế trong 3 năm gần nhất.

– Giấy khám sức khỏe

– Chứng chỉ hoàn thành thực tập sinh hoặc hợp đồng thực tập sinh (nếu có): Dành cho những bạn đã từng đi xuất khẩu lao động hoặc học tập tại Nhật Bản trước đó.

>>> Xem thêm: Hồ sơ du học Nhật

Quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản

Việc tự chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản đòi hỏi bạn phải tuân thủ một quy trình chi tiết và cẩn thận. Dưới đây là các bước cơ bản bạn cần thực hiện:

Xác định trường và kỳ nhập học

Trước tiên, bạn cần nghiên cứu và lựa chọn trường học phù hợp với mục tiêu và nguyện vọng của mình. Mỗi trường tại Nhật Bản có các kỳ nhập học khác nhau, thường vào tháng 1, 4, 7 và 10. Việc xác định rõ trường và kỳ nhập học sẽ giúp bạn lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ một cách hiệu quả.

Liên hệ và nộp đơn xin nhập học

Sau khi chọn trường, bạn nên liên hệ trực tiếp với phòng tuyển sinh của trường để xin mẫu đơn và hướng dẫn chi tiết về quy trình nộp hồ sơ. Thông thường, bạn sẽ cần điền đơn xin nhập học, kèm theo các giấy tờ như: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ tiếng Nhật,...

Chuẩn bị hồ sơ chứng minh tài chính

Chứng minh tài chính là một phần quan trọng trong hồ sơ du học. Bạn cần chuẩn bị:

– Sổ tiết kiệm: Xác nhận số dư tài khoản ngân hàng với số tiền đủ để chi trả học phí và sinh hoạt phí trong thời gian học tập.

– Giấy tờ chứng minh thu nhập: Xác nhận công việc và thu nhập của người bảo lãnh tài chính (thường là cha mẹ), như giấy xác nhận công việc, bảng lương, giấy phép kinh doanh (nếu có).

Nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)

Sau khi trường chấp nhận đơn xin nhập học, họ sẽ hỗ trợ bạn nộp hồ sơ xin cấp COE tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Hồ sơ này bao gồm:

– Đơn xin cấp COE: Theo mẫu của Cục Xuất nhập cảnh.

– Giấy tờ cá nhân: Bản sao hộ chiếu, ảnh thẻ theo quy định.

– Giấy tờ từ trường: Thư mời nhập học, kế hoạch học tập.

Nhận COE và xin visa du học

Khi nhận được COE, bạn cần tiến hành nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam, bao gồm COE, hộ chiếu, đơn xin visa và các giấy tờ liên quan. Đồng thời, đóng học phí theo hướng dẫn của trường trước khi khởi hành.

>>> Xem thêm: Hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

Chuẩn bị trước khi lên đường

Trước khi sang Nhật Bản, bạn nên liên hệ với trường để biết thông tin về ký túc xá hoặc tìm kiếm nhà trọ phù hợp.

Việc tự làm hồ sơ du học Nhật Bản đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiên nhẫn. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình, bạn sẽ tăng cơ hội thành công và có trải nghiệm du học đáng nhớ.

Các loại chi phí khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản

Tự chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể so với việc thông qua các trung tâm tư vấn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần dự trù một số khoản chi phí cố định sau:

– Chi phí dịch thuật và công chứng: Chi phí dịch thuật thường dao động từ 1.500.000 đến 2.000.000 VNĐ. Sau khi dịch thuật, các giấy tờ cần được công chứng để xác nhận tính hợp pháp. Phí công chứng cho mỗi bản sao thường từ 10.000 đến 20.000 VNĐ, tùy theo quy định của từng địa phương.

– Chi phí in ấn và sao chụp: tổng cộng khoảng 200.000 đến 500.000 VNĐ, tùy thuộc vào số lượng và giá cả dịch vụ tại địa phương.

– Chi phí đi lại và liên lạc: Trong quá trình thu thập và xác nhận các giấy tờ, bạn sẽ cần di chuyển đến các cơ quan như trường học, ủy ban nhân dân, cơ quan công an,... Chi phí đi lại và liên lạc (điện thoại, internet) có thể dao động từ 500.000 đến 1.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào khoảng cách và số lần di chuyển.

– Chi phí gửi hồ sơ sang Nhật Bản: phí chuyển phát nhanh khoảng 600.000 VNĐ, tùy thuộc vào dịch vụ bạn chọn. 

– Chi phí xin visa du học: Lệ phí xin visa du học hiện tại là 610.000 VNĐ cho visa hiệu lực một lần và 1.300.000 VNĐ cho visa hiệu lực nhiều lần. 

– Chi phí chứng minh tài chính: Bạn cần mở sổ tiết kiệm với số tiền đủ để trang trải học phí và sinh hoạt phí trong thời gian học tập, thường từ 500.000.000 đến 800.000.000 VNĐ. Ngoài ra, bạn có thể phải chịu thêm phí xác nhận số dư từ ngân hàng, dao động từ 100.000 đến 300.000 VNĐ.

– Chi phí học tiếng Nhật: dao động từ 10.000.000 đến 20.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào trung tâm và chương trình học. 

– Chi phí vé máy bay: dao động từ 8.000.000 đến 12.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào hãng hàng không và thời điểm đặt vé. 

Tóm lại, việc tự làm hồ sơ du học Nhật Bản giúp bạn tiết kiệm chi phí dịch vụ từ 20.000.000 đến 50.000.000 VNĐ so với việc thông qua các trung tâm tư vấn. 

Tuy nhiên, bạn vẫn cần chuẩn bị các khoản chi phí cố định dao động từ 30.000.000 đến 40.000.000 VNĐ, chưa bao gồm số tiền cần có trong sổ tiết kiệm để chứng minh tài chính để chủ động hơn trong quá trình du học.

Làm hồ sơ du học Nhật mất bao lâu?

Thời gian làm hồ sơ du học Nhật Bản thường kéo dài từ 3 đến 6 tháng, tùy vào từng trường hợp cụ thể.

Trước tiên, quá trình chuẩn bị giấy tờ như bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ tiếng Nhật, chứng minh tài chính có thể mất từ 1 đến 2 tháng. Sau khi nộp hồ sơ nhập học, trường sẽ hỗ trợ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), thường mất khoảng 2 đến 3 tháng để xét duyệt.

Khi có COE, bạn cần nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản, quá trình này mất khoảng 5 đến 10 ngày làm việc. Cuối cùng, trước khi lên đường, bạn cần thêm 2 đến 4 tuần để chuẩn bị vé máy bay, chỗ ở và tìm hiểu về cuộc sống tại Nhật.

Để tránh chậm trễ, bạn nên bắt đầu quá trình làm hồ sơ ít nhất 6 tháng trước kỳ nhập học dự kiến.

Một số lưu ý khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản

Việc tự làm hồ sơ du học Nhật Bản mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí và chủ động trong quá trình chuẩn bị. 

Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, bạn cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ, tuân thủ các quy định và yêu cầu từ phía nhà trường cũng như cơ quan xét duyệt. Dưới đây là một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý:

– Chuẩn bị hồ sơ học vấn đầy đủ và chính xác: Đảm bảo bạn cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan đến quá trình học tập, bao gồm bằng tốt nghiệp, học bạ hoặc bảng điểm từ trường THPT hoặc các cấp học cao hơn. 

– Tránh sử dụng giấy tờ giả mạo: Tuyệt đối không sử dụng giấy tờ giả trong hồ sơ. Nếu bị phát hiện, không chỉ visa của bạn bị từ chối, mà thông tin cá nhân còn bị lưu trữ, ảnh hưởng đến các lần xin visa sau này.

– Thông tin thống nhất và chính xác: Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin trên các giấy tờ như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh phải trùng khớp nhau. Bất kỳ sự sai lệch nào cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc từ chối.

– Chứng minh tài chính rõ ràng: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh tài chính minh bạch, bao gồm giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng, giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh. 

– Sẵn sàng cho phỏng vấn: Đại sứ quán hoặc Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản có thể liên hệ để phỏng vấn hoặc xác minh thông tin. Hãy chuẩn bị tâm lý và kiến thức để trả lời chính xác các câu hỏi liên quan đến hồ sơ và kế hoạch học tập của bạn.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hình dung rõ hơn về quy trình tự làm hồ sơ du học Nhật Bản, từ đó có những sự chuẩn bị tốt nhất cho hành trình du học của mình. Nếu bạn quan tâm tới các chương trình tuyển sinh du học Nhật Bản, đừng ngần ngại liên hệ với Thành Đô để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất. 

Tin liên quan