Hồ sơ du học Nhật Bản cần những gì?

Hồ sơ du học Nhật Bản cần những gì? Bạn đang có ý định du học Nhật Bản nhưng chưa biết hồ sơ du học Nhật Bản cần những gì? 

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ không chỉ giúp bạn tăng cơ hội được nhận vào trường mà còn đảm bảo quá trình xin visa thuận lợi. Một bộ hồ sơ đạt chuẩn không chỉ bao gồm các giấy tờ cá nhân, học vấn mà còn cần chứng minh tài chính, năng lực tiếng Nhật và nhiều thủ tục quan trọng khác. 

Nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn chi tiết để tránh sai sót khi nộp hồ sơ, hãy cùng Thành Đô theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé.

Hồ sơ du học Nhật Bản là gì?

Hiểu một cách tổng quan, hồ sơ du học Nhật Bản là tập hợp tất cả các loại giấy tờ và thủ tục mà bạn cần chuẩn bị và hoàn thành để có thể xin visa du học và nhập học vào một trường học tại Nhật Bản.  

Đây không chỉ đơn thuần là việc chuẩn bị giấy tờ, mà còn là quá trình chứng minh với Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản và các trường học ở Nhật Bản rằng bạn là một ứng viên đủ điều kiện, có mục đích học tập rõ ràng và có khả năng tài chính để chi trả cho quá trình học tập và sinh sống tại Nhật Bản.

Hồ sơ du học Nhật Bản đóng vai trò vô cùng quan trọng, có thể ví như "chiếc chìa khóa" mở cánh cửa du học Nhật Bản cho bạn. Một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tăng đáng kể cơ hội được chấp nhận visa và nhập học vào ngôi trường mơ ước của bạn. 

Ngược lại, hồ sơ thiếu sót, không chính xác hoặc không đáp ứng được các yêu cầu có thể dẫn đến việc bị từ chối visa, làm lỡ dở kế hoạch du học của bạn.

Giải đáp: Hồ sơ du học Nhật Bản cần những gì?

Để có thể du học Nhật Bản, bạn cần chuẩn bị đầy đủ một bộ hồ sơ theo yêu cầu của các trường học và cơ quan cấp visa. Hồ sơ này không chỉ giúp trường học đánh giá năng lực học tập của bạn mà còn giúp cơ quan xét duyệt visa kiểm tra tính hợp lệ của việc du học. 

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng được chấp nhận vào trường và cấp visa.

Giấy khai sinh (Bản sao trích lục)

Giấy khai sinh, hay còn gọi là bản sao trích lục giấy khai sinh, là một trong những giấy tờ cơ bản và quan trọng đầu tiên trong hồ sơ du học Nhật Bản. Giấy này được cấp bởi Ủy ban Nhân dân (UBND) xã/phường nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú.  

Đối với hồ sơ du học Nhật, bạn nên chuẩn bị ít nhất 03 bản sao trích lục giấy khai sinh, đảm bảo rằng mọi thông tin trên giấy, bao gồm ngày tháng năm sinh, họ tên cha mẹ, nơi ở, nghề nghiệp và địa chỉ thường trú, phải được ghi chính xác và thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ.  

Sổ hộ khẩu (Bản sao công chứng)

Bạn cần chuẩn bị 2-3 bản photo công chứng của toàn bộ sổ hộ khẩu, bao gồm các trang thông tin cá nhân và các thành viên trong gia đình.

Đối với những gia đình có sổ hộ khẩu đã cũ hoặc chứa thông tin của nhiều thế hệ, việc tách khẩu và làm sổ hộ khẩu mới là điều nên cân nhắc. Sổ hộ khẩu mới nên giới hạn thông tin trong phạm vi gia đình trực hệ, bao gồm bố mẹ, học sinh và anh chị em ruột. 

Sổ hộ khẩu hợp lệ cần có chữ ký đầy đủ của cán bộ đăng ký, chữ ký và dấu xác nhận của công an xã/phường, cùng với dấu giáp lai giữa các trang, đảm bảo tính pháp lý và sự chính xác của thông tin trong sổ hộ khẩu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét duyệt hồ sơ du học của bạn.

Căn cước công dân (CCCD)/Chứng minh nhân dân (CMND) (Bản sao công chứng)

Bạn cần chuẩn bị 2-3 bản photo công chứng của cả chứng minh nhân dân (CMND) hoặc căn cước công dân (CCCD) của bản thân và người bảo lãnh tài chính (thường là bố hoặc mẹ). 

Thông tin trên CCCD/CMND phải rõ ràng, đầy đủ và dễ đọc, đảm bảo còn nhìn rõ các chữ số; họ và tên đầy đủ; ngày tháng năm sinh; nguyên quán; nơi đăng ký thường trú; đặc điểm nhận dạng (nếu có); và ngày cấp.  

Đặc biệt, cần lưu ý rằng CMND không được cấp quá 15 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ du học.  

Sơ yếu lý lịch (CV)

Sơ yếu lý lịch, hay còn được gọi là CV thường được yêu cầu làm theo mẫu form của trường đại học hoặc cơ sở giáo dục tại Nhật Bản mà bạn đăng ký, mô tả chi tiết về quá trình học vấn, kinh nghiệm làm việc (nếu có) và các thành tựu cá nhân của bạn. 

Mẫu form sơ yếu lý lịch thường được thiết kế song ngữ, bao gồm cả tiếng Nhật và tiếng Anh. Nếu bạn chưa tự tin với khả năng tiếng Nhật của mình, bạn có thể lựa chọn điền form bằng tiếng Anh. 

Điều quan trọng nhất khi điền sơ yếu lý lịch là đảm bảo mọi thông tin bạn khai báo phải hoàn toàn trùng khớp và thống nhất với tất cả các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ du học Nhật Bản.  

Ảnh thẻ 

Ảnh thẻ cần phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định về hình thức: ảnh chân dung phải rõ ràng, chụp chính diện, người mặc áo trắng (thường là sơ mi trắng), đầu tóc gọn gàng, không che khuất khuôn mặt.  

Về số lượng và kích thước, yêu cầu phổ biến thường bao gồm: 20 ảnh kích thước 3x4cm, 10 ảnh kích thước 4x6cm và 02 ảnh kích thước 4.5x4.5cm.  

Tuy nhiên, bạn nên chủ động in nhiều ảnh hơn số lượng yêu cầu để dự phòng trường hợp cần bổ sung hoặc khi có sự cố phát sinh.  

Giấy chứng nhận tốt nghiệp (Bản gốc và bản sao công chứng)

Tùy vào trình độ học vấn của bạn, bạn cần nộp bằng tốt nghiệp phù hợp. Đối với học sinh mới tốt nghiệp THPT, chỉ cần nộp bằng tốt nghiệp THPT (bản gốc và bản sao công chứng).  

Nếu bạn đã tốt nghiệp các cấp học cao hơn như trung cấp, cao đẳng, hoặc đại học, bạn cần nộp bằng tốt nghiệp của cấp học cao nhất đó (bản gốc và bản sao công chứng). 

Trong trường hợp bạn vừa tốt nghiệp và chưa nhận được bằng tốt nghiệp chính thức, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (bản gốc và bản sao công chứng) có thể được chấp nhận thay thế trong thời gian đầu. 

Tuy nhiên, bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cần phải đảm bảo các yếu tố sau: có đầy đủ dấu đỏ của trường, chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền (Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền) và thông tin được trình bày rõ ràng, chính xác trên bản sao công chứng. Tuyệt đối không được có bất kỳ dấu hiệu tẩy xóa hoặc chỉnh sửa thông tin nào trên giấy tờ này. 

Đối với giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, cần có đầy đủ số giấy chứng nhận, chữ ký của học sinh (nếu có), chữ ký của Hiệu trưởng và dấu tròn của nhà trường.  

Học bạ/Bảng điểm (Bản gốc và bản sao công chứng)

Đối với học sinh tốt nghiệp THPT, học bạ THPT (bản gốc và bản sao công chứng) là giấy tờ bắt buộc. Đối với những người đã tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học trở lên, bảng điểm của các cấp học tương ứng (bản gốc và bản sao công chứng) là cần thiết.  

Học bạ cần đảm bảo trang bìa có dấu tròn đỏ của nhà trường hoặc Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) tỉnh/thành phố nơi bạn theo học. Tất cả các trang bên trong học bạ phải ghi đầy đủ thông tin cá nhân của học sinh (họ tên, lớp, khối theo học), chữ ký xác nhận của giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn. 

Bảng điểm các năm học cũng cần có chữ ký xác thực của nhà trường. Mỗi năm học trong học bạ cần có phần nhận xét của giáo viên chủ nhiệm, chữ ký xác thực của Ban Giám hiệu và dấu giáp lai giữa các trang. 

Trong trường hợp có bất kỳ sửa chữa, tẩy xóa thông tin nào trong học bạ hoặc bảng điểm, bạn cần xin xác nhận và đóng dấu của nhà trường vào phần bị sửa chữa đó để đảm bảo tính hợp lệ của giấy tờ.  

Chứng chỉ tiếng Nhật (Nếu có) (Bản sao công chứng)

Chứng chỉ tiếng Nhật là một yếu tố quan trọng, đặc biệt nếu bạn đăng ký các chương trình học bằng tiếng Nhật hoặc các khóa học dự bị tiếng Nhật tại Nhật Bản.  

Trước khi nộp hồ sơ du học, bạn nên cố gắng đạt được chứng chỉ tiếng Nhật từ các kỳ thi năng lực tiếng Nhật uy tín như JLPT (Japanese Language Proficiency Test) hoặc NAT-TEST (Japanese Language NAT-Test).  

Trong trường hợp bạn chưa kịp có chứng chỉ tiếng Nhật chính thức tại thời điểm nộp hồ sơ, bạn có thể tạm thời nộp bản photo giấy báo dự thi. Tuy nhiên, bạn sẽ cần bổ sung chứng chỉ tiếng Nhật chính thức sau khi có kết quả thi và trước khi quá trình xét duyệt hồ sơ hoàn tất.  

Đơn xin nhập học (Theo mẫu của trường)

Đơn xin nhập học là một phần không thể thiếu trong hồ sơ du học Nhật Bản và bạn cần sử dụng mẫu đơn do chính trường đại học hoặc cơ sở giáo dục mà bạn muốn đăng ký cung cấp.  

Trong đơn xin nhập học, bạn sẽ cần cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân quan trọng như: tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, thông tin liên lạc (địa chỉ, số điện thoại, email), và thông tin chi tiết về trình độ học vấn đã đạt được.  

Một phần quan trọng trong đơn xin nhập học là mục "Lý do nhập học" hoặc "Kế hoạch học tập". Trong phần này, bạn cần giải thích rõ ràng và thuyết phục về lý do bạn muốn theo học tại trường đó, tại sao bạn chọn ngành học cụ thể này, mục tiêu nghề nghiệp tương lai của bạn và những kế hoạch bạn dự định thực hiện thông qua quá trình du học tại Nhật Bản.  

Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp và thu nhập của người bảo lãnh (Bản gốc và bản sao công chứng)

Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp và thu nhập của người bảo lãnh tài chính là một phần quan trọng để chứng minh khả năng tài chính chi trả cho quá trình du học của bạn.  Tùy thuộc vào nghề nghiệp của người bảo lãnh, các loại giấy tờ cần chuẩn bị sẽ khác nhau:

– Người bảo lãnh làm nông nghiệp tại địa phương:

+ Xác nhận công việc: Giấy xác nhận công việc chi tiết, nêu rõ công việc cụ thể là gì, thời gian làm việc từ khi nào đến thời điểm hiện tại (bản gốc có xác nhận của UBND xã/phường).

+ Xác nhận thu nhập: Giấy xác nhận thu nhập trong 03 năm gần nhất, ghi rõ mức thu nhập hàng năm (thông thường yêu cầu thu nhập khoảng 400-500 triệu VNĐ/năm). Giấy này cũng cần có xác nhận của UBND xã/phường.

+ Xác nhận miễn thuế và quyền sử dụng đất: Giấy xác nhận được miễn thuế nông nghiệp và giấy xác nhận quyền sử dụng diện tích đất nông nghiệp (nếu có). Các giấy tờ này cũng cần có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Tất cả các giấy tờ trên cần phải có đầy đủ thông tin của người bảo lãnh, chữ ký của người bảo lãnh và dấu xác nhận của UBND xã/phường.

– Người bảo lãnh làm công chức, viên chức hoặc làm việc tại doanh nghiệp:

+ Xác nhận công việc và thời gian làm việc: Giấy xác nhận công việc hiện tại và thời gian làm việc tại cơ quan/doanh nghiệp (bản gốc có xác nhận của cơ quan/doanh nghiệp).

+ Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân: Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân (bản gốc).

+ Xác nhận thu nhập: Giấy xác nhận thu nhập trong 3 năm gần nhất, ghi rõ mức thu nhập hàng năm (thông thường yêu cầu thu nhập khoảng 350 triệu VNĐ/năm trở lên). Giấy này cần có xác nhận của cơ quan/doanh nghiệp.

Sổ tiết kiệm và giấy xác nhận số dư tài khoản (Bản gốc và bản sao công chứng)

Bạn cần nộp bản sao công chứng sổ tiết kiệm đứng tên người bảo lãnh (thường là bố hoặc mẹ) với số dư tối thiểu theo yêu cầu (thường từ 500 triệu VNĐ trở lên, tùy thuộc vào thời gian học và chi phí sinh hoạt dự kiến).  

Kèm theo sổ tiết kiệm, bạn cần có giấy xác nhận số dư tài khoản tiết kiệm được ngân hàng cấp gần thời điểm nộp hồ sơ (bản gốc). Giấy xác nhận số dư cần thể hiện rõ số dư hiện tại trong tài khoản tiết kiệm và đảm bảo số dư này đáp ứng yêu cầu tối thiểu.  

Lưu ý, sổ tiết kiệm nên được mở trước thời điểm nộp hồ sơ một khoảng thời gian nhất định (thường từ 3-6 tháng trở lên, tùy theo quy định).  

>>> Xem thêm: Chứng minh tài chính du học Nhật Bản

Giấy xác nhận việc làm (Nếu có) (Bản gốc và bản sao công chứng)

Giấy xác nhận việc làm có thể cần thiết trong một số trường hợp cụ thể:

– Có kinh nghiệm làm việc sau tốt nghiệp THPT: Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc từ 06 tháng trở lên sau khi tốt nghiệp THPT và trước thời điểm nộp hồ sơ du học Nhật Bản, bạn cần cung cấp giấy xác nhận việc làm (bản gốc có xác nhận của nơi làm việc) để chứng minh kinh nghiệm làm việc này.

– Khoảng thời gian trống sau tốt nghiệp THPT: Nếu sau khi tốt nghiệp THPT, bạn không học lên các bậc học cao hơn ngay lập tức và có một khoảng thời gian trống, bạn cần giải trình rõ ràng trong hồ sơ về hoạt động của bạn trong khoảng thời gian đó (ví dụ: đi làm, tham gia khóa học ngắn hạn,...). 

Chi phí làm hồ sơ du học Nhật Bản tại Việt Nam

Để hiện thực hóa giấc mơ du học Nhật Bản, việc chuẩn bị hồ sơ là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng. 

Song bên cạnh việc tìm hiểu về các loại giấy tờ cần thiết, việc nắm rõ các khoản chi phí liên quan cũng giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch tài chính và đảm bảo quá trình làm hồ sơ diễn ra suôn sẻ.  

Tổng chi phí làm hồ sơ du học Nhật Bản có thể dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như dịch vụ bạn sử dụng, các loại giấy tờ cần thiết trong trường hợp cụ thể của bạn cũng như các chi phí phát sinh khác. 

– Phí dịch vụ tư vấn và xử lý hồ sơ: Khi sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn du học, bạn sẽ phải chi trả cho các khoản như tư vấn chọn trường, dịch thuật, công chứng, xin visa và các thủ tục liên quan. Mức phí này thường dao động từ 22 triệu đến 58 triệu đồng, tùy thuộc vào chương trình và chính sách của từng công ty. Thực tế, nếu bạn tự làm hồ sơ du học Nhật Bản, bạn sẽ có thể tiết kiệm được khoản chi phí này.

– Chi phí học tiếng Nhật: Việc đạt trình độ tiếng Nhật nhất định trước khi du học là rất quan trọng. Chi phí cho các khóa học tiếng Nhật tại Việt Nam thường khoảng 1.700.000 VNĐ/tháng. Với khóa học kéo dài 6 tháng, tổng chi phí sẽ là 10.200.000 VNĐ. 

– Phí chứng thực và dịch thuật: Các giấy tờ như bằng cấp, bảng điểm cần được dịch thuật và công chứng. Phí dịch thuật và xử lý hồ sơ có thể lên đến 25 triệu đồng. Ngoài ra, phí xin xác thực bằng cấp khoảng 1.000.000 VNĐ. 

– Phí thi chứng chỉ tiếng Nhật: Để chứng minh năng lực tiếng Nhật, bạn cần tham gia các kỳ thi như JLPT hoặc Nat-Test. Phí thi Nat-Test khoảng 650.000 VNĐ. Lưu ý rằng khoản phí này chỉ phát sinh khi trường bạn nộp hồ sơ yêu cầu. 

– Chi phí sách giáo khoa và đồng phục: Tổng chi phí cho sách giáo khoa và đồng phục khoảng 550.000 VNĐ. 

– Phí xin visa và vé máy bay: Phí xin visa du học Nhật Bản tại Đại sứ quán khoảng 650.000 VNĐ. Vé máy bay từ Việt Nam sang Nhật Bản dao động từ 8 đến 10 triệu đồng, tùy thuộc vào hãng hàng không và thời điểm đặt vé. 

– Các chi phí phát sinh khác: Một số khoản có thể phát sinh như phí khám sức khỏe, chứng thực Naric (khoảng 250.000 VNĐ), hoặc các yêu cầu đặc biệt từ trường. Tổng chi phí phát sinh có thể lên đến 1.400.000 VNĐ. 

Việc chuẩn bị tài chính kỹ lưỡng và lựa chọn đối tác tư vấn uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và đảm bảo quá trình làm hồ sơ diễn ra thuận lợi.

LIÊN HỆ NGAY với Thành Đô theo số hotline 097 448 4560 để được tư vấn đầy đủ và chi tiết về phí hồ sơ du học Nhật Bản.

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản

Như đã đề cập ở trên, một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt để vượt qua vòng xét duyệt của Đại sứ quán và các trường Nhật Bản. 

Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu, có rất nhiều vấn đề quan trọng khác mà bạn cần lưu ý để đảm bảo hồ sơ của mình hoàn thiện và tăng khả năng được chấp nhận. 

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản:

– Đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của thông tin: Mọi thông tin trong hồ sơ, từ giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân đến các bằng cấp, phải được điền chính xác và thống nhất. Sự sai lệch hoặc không khớp giữa các giấy tờ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối. 

– Tránh sử dụng giấy tờ giả mạo: Việc nộp giấy tờ giả mạo không chỉ dẫn đến việc bị từ chối cấp visa mà còn có thể khiến bạn bị cấm nhập cảnh vào Nhật Bản trong tương lai. 

– Chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ học vấn: Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ này được dịch thuật chính xác sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và được công chứng đầy đủ. 

– Chứng minh tài chính minh bạch: Hồ sơ chứng minh tài chính nên bao gồm sổ tiết kiệm, giấy xác nhận thu nhập và các tài sản khác nếu có. Người bảo lãnh tài chính (thường là cha mẹ) cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh thu nhập ổn định và hợp pháp.

– Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ: Mỗi trường và kỳ nhập học tại Nhật Bản có thời hạn nộp hồ sơ khác nhau. Việc nộp hồ sơ đúng hạn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tăng cơ hội được chấp nhận. 

– Dịch thuật và công chứng các giấy tờ cần thiết: Các giấy tờ như bằng cấp, bảng điểm, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu cần được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và công chứng. 

– Lưu ý về việc tự làm hồ sơ: Nếu bạn tự chuẩn bị hồ sơ mà không thông qua các trung tâm tư vấn, hãy đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu và quy trình. Việc tự làm hồ sơ có thể tiết kiệm chi phí nhưng đòi hỏi bạn phải cẩn thận và tỉ mỉ để tránh sai sót.

>>> Xem thêm: Tự làm hồ sơ du học Nhật Bản

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn trả lời được thắc mắc “Hồ sơ du học Nhật Bản cần những gì”, từ đó có những sự chuẩn bị, lên kế hoạch kỹ lưỡng để tránh sai sót không đáng có. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với Thành Đô để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất. 

Tin liên quan